Opmaakregels voor email
Een email die er echt niet uit ziet zal niet zo snel gelezen worden. Rommelig, onoverzichtelijk, chaotisch...Het doet de bereidheid om uw mail te lezen zeker niet toenemen.
Uw content in uw mail kan nog zo goed zijn, als niemand het leest dan kunt u er weinig effect van verwachten. En als men er letterlijk naar op zoek moet in uw emailtekst, dan is de kans dat men dat daadwerkelijk gaat doen eigenlijk wel te verwaarlozen.
Zeker als de regellengte te groot wordt kunt u de vreemdste zaken tegenkomen. Soms worden afgebroken regels van een of voorzien wat de chaos nog verder vergroot.
Gebruik altijd een harde ? om een regel na een teken of 60 af te breken. Doet u dat niet dan gaan sommige emaillezers alles aan elkaar plakken tot één lange zin. De leesbaarheid laat zich raden. Misschien wordt het probleem niet altijd opgelost maar toch wel in 95% van de gevallen.
Een andere oorzaak is het gebruik van zogenaamde proportionele lettertypes. Elk emailprogramma gaat daar op een eigen manier mee om en dat levert steeds andere effecten op. Gebruik van een lettertype als Courier lost het probleem op. Met een dergelijk fixed pitch lettertype staan alle letters in een paragraaf direct boven elkaar. Met een proportioneel lettertype zijn tekens alle hoofletters, spaties, sommige leestekens en andere toetsen verschillend van lengte. Kortom, de kans dat de ontvanger iets anders ziet dan u bedoeld hebt, is groot.
In geval van twijfel is het handig als u de mail naar verschillende emailprogramma's kunt sturen, bijvoorbeeld bij vrienden en kennissen om te zien of alles goed gaat.
En dan kan er nog verstoring optreden als uw bericht wordt versleuteld of in een afwijkend formaat op internet wordt verzonden. Maar de kans dat dit gebeurd is te verwaarlozen in het licht van de voorgaande problemen
Het zijn misschien allemaal maar kleine punten. Maar ze kunnen wel het verschil maken tussen een emailbericht dat positief wordt ontvangen en een bericht dat misschien nog geopend wordt maar dat zo weinig tot lezen uitnodigt, dat het direct wordt verwijderd. Ongelezen. En dat is het laatste wat u wilt.